À la suite de l'annonce faite par l’Organisation mondiale de la Santé (OMS), qui a désormais qualifié l'épidémie de Covid-19 de pandémie, l’équipe de gestion de crise de l’UIT a décidé de suspendre toutes les réunions physiques au siège de l’UIT, à Genève, à compter du 16 mars, et ce jusqu’à nouvel avis. Les délégués devront désormais participer à distance via Internet, au moyen de la plate-forme de l'UIT pour les conférences virtuelles sur le web.
L'UIT a été parmi les premiers à mettre en place la participation interactive à distance multilingue, qui permet aux États Membres de participer à distance aux réunions de l’UIT, avec une interprétation dans les six langues officielles. La plate-forme été utilisée pour la première fois lors de l’éruption du volcan Eyjafjallajökull en Islande, qui a perturbé le trafic aérien en Europe en avril 2010.
Grâce à la plate-forme de participation interactive à distance multilingue "Interprefy", jusqu’à 300 participants à distance peuvent assister aux réunions et interagir dans les six langues officielles de l’UIT. L’interface permet d’afficher le sous-titrage (en anglais), l’écran de la salle principale de la conférence (en règle générale, le document à l’étude) et l’image de l’intervenant, donnant l’impression aux participants de se trouver dans une seule et même salle de réunion virtuelle. Les délégués peuvent demander la parole en "levant la main" de façon virtuelle. Le Président donne la parole aux intervenants, avec l’assistance d’un modérateur le cas échéant. Il existe également une fonction de discussion en direct qui permet aux délégués de soumettre des observations ou des questions directement au Président, ou de se coordonner entre eux dans une conversation privée. Deux mille utilisateurs supplémentaires peuvent se connecter à la plate-forme en tant qu’observateurs (ce qui signifie qu’ils ne peuvent pas demander la parole). À l’heure actuelle, les observateurs ne peuvent écouter que le canal orateur.
Pour la participation à distance sans interprétation, des outils commerciaux sont utilisés, tels que Zoom, Skype for Business (la numérotation RTPC étant prise en charge) ou encore Microsoft Teams (prenant en charge 250 utilisateurs au maximum, lesquels devront utiliser un plug-in web ou installer le logiciel téléchargeable à l’adresse: https://teams.microsoft.com/downloads#allDevicesSection.
Voir MIRP-demo
